Wyniki lustracji za lata 2015-2017

Walne Zgromadzenie Członków KSM 08. - 09.X.2018 r.

Zgodnie z umową zawartą w dniu 24.01.2018 r. pomiędzy Związkiem Rewizyjnym Sp-ni Mieszkaniowych RP w Warszawie a Koluszkowską Spółdzielnią Mieszkaniową w Koluszkach, w dniach od 19 lutego do 22 czerwca 2018 r. została przeprowadzona przez Związek lustracja pełnej działalności Sp-ni za okres od 01.01.2015 r. do 31.12.2017 r.

Przedmiotem lustracji były zagadnienia:

- organizacja Sp-ni,

- stan prawny gruntów,

- sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami,

- gospodarka zasobami mieszkaniowymi,

- gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych,

- gospodarka finanasowa,

- ocena realizacji przez Sp-nię obowiązków wynikających z art. 41-43 ustawy
o spółdzielniach mieszkaniowych.

Lustracja nie obejmowała badania sprawozdań finansowych Sp-ni
w rozumieniu art. 64 ustawy o rachunkowości jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych.

Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokole lustracji, który łącznie z listem polustracyjnym stanowią integralną całość.

Protokół lustracji został przedstawiony przez Zarząd Sp-ni na posiedzeniu Rady Nadzorczej KSM w dniu 27.06.2018 r.

(protokół Nr 6/2018 z plenarnego posiedzenia Rady Nadzorczej KSM)

Zorganizowano także (03.07.2018 r.) spotkanie informacyjne dla Członków RN poprzedniej kadencji - aby zapoznać ich z zaleceniami oraz wnioskami
z przeprowadzonej lustracji.

Wypełniając obowiązek wynikający z art. 93 § 4 Prawa Spółdzielczego, Rada Nadzorcza niniejszym przedstawia wnioski, zalecenia wynikające z przeprowadzonej lustracji pełnej działalności KSM za okres od 01.01.2015 r. - 31.12.2017 r.:

I. W protokole z w/w lustracji doręczonym KSM dn. 27.06.2018 r.:

1) Zarzucono poprzedniemu Zarządowi oraz Radzie Nadzorczej, że nie przekazano Walnemu Zgromadzeniu Członków w 2016 r. w sposób prawidłowy wniosków
z lustracji przeprowadzonej w 2015 roku. W związku z tym Walne Zgromadzenie nie rozpatrzyło tych wniosków, nie podjęło uchwał w tym zakresie.

Zarząd KSM nie poinformował Walnego Zgromdzenia o realizacji wniosków polustracyjnych.

Z dokonanej analizy żaden z tych wniosków nie został wykonany pomimo faktu,
że pismem z dnia 16.03.2016 r. Zarząd KSM przekazał informację do Związku Rewizyjnego SM RP o zrealizowaniu wszystkich zaleceń.

Wyjaśniamy, że poprzednia lustracja (za lata 2012-2014) przedłożyła do realizacji Sp-ni 3 wnioski:

1. Uporządkować wewnętrzny system normatywny Sp-ni poprzez dostosowanie go do pełnej zgodności ze stanem prawnym.

2. Opracować i wdrożyć regulacje w zakresie danych osobowych.

3. Kontynuować prowadzone działania w zakresie windykacji opłat za używanie lokali.

2) Wskazano, że w okresie 2014-2017 Sp-nia dokonywała nieprawidłowych naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne, zdowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Fakt ten został potwierdzony
w protokole sporządzonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

W I półroczu 2018 r. Zarząd Sp-ni wprowadził wymagane korekty i uregulował niedopłatę w łącznej wysokości ponad 26 tys. zł.

3) Lustracja wskazała, że uchwalenie Statutu przez Walne Zgromadzenie Członków w 2016 roku było niezgodne z przepisami ustawy Prawo Sp-cze oraz ustawy
o spółdzielniach mieszkaniowych.

Analiza zapisów Statutu KSM z 2016 roku wykazała:

- w § 17 ust. 6 - zapis w zakresie "przepisania członkostwa" nie znajdował umocowania w przepisach prawa Sp-czego,

- w § 17 nie uwzględniono uregulowania dotyczącego sposobu i terminu zwrotu udziałów,

- w § 18 ust. 2 - nie określono procedury wymaganej przy wyborach członków Zarządu Sp-ni,

- § 20 ust. 2 był sprzeczny z ustawą Prawo Spółdzielcze,

- § 22 ust. 4 i 5 zawierały uregulowania sprzeczne z art. 83 ust. 11 i 12 uosm,

- § 24 ust. 1 pkt j był niezgodny z art. 38 § 1 pkt 10 ustawy Prawo Sp-cze,

- § 25 ust. 2 był sprzeczny z ustawą Prawo Sp-cze,

-zawarte w § 26 uregulowania nie określały procedury podsumowania Walnego Zgromadzenia podzielonego na części w jednoznaczny i zrozumiały sposób, w tym przede wszystkim nie określono kto i w jakim czasie sporządza zestawienie podjętych uchwał wraz z wynikami głosowania oraz kto i w jakim czasie i w jaki sposób informuje członków Sp-ni o podjętych uchwałach,

- w § 29 ust. 2 wskazano niejednoznaczną liczbę członków RN Sp-ni,

- w § 29 ust. 5 - uregulowanie w zakresie "innych osób" i "komisji Rady" było niezgodne z art. 82 uosm, jak również nie wyczerpywało postanowień w zakresie formy i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia,

- w § 30 ust. 1 - zapis w zakresie przyznania uprawnienia Radzie Nadzorczej
i Zarządowi Sp-ni do zgłaszania kandydatów do Rady Nadzorczej nie znajdował uregulowania w prawie spółdzielczym. Brak było wskazania do kogo należy zgłaszać tych kandydatów.

- w § 31 stwierdzono brak regulacji w zakresie uzupełnienia składu osobowego Rady Nadzorczej w przypadku utraty mandatu przed upływem kadencji,

- w § 72 nie wprowadzono zapisów dotyczących uregulowania wynajmu tzw. "lokali socjalnych",

- stwierdzono niezgodność § 76 ust. 4 z art. 4 ust. 7 uosm,

- stwierdzono niespójność i niejednoznaczność w rozumieniu zapisów § 76 ust. 7 i 8 oraz § 81 ust. 5 i 6.

Informujemy, że w VI 2018 r. Zarząd i RN KSM przedstawili wniosek
o uchylenie wszystkich postanowień Statutu KSM wraz z projektem nowych jego postanowień. Walne Zgromadzenie Członków KSM na I i II Części w VI 2018 podjęło uchwałę w tym zakresie.

Wyjaśniamy, że zgodnie z ogłoszeniami, które wywiesiliśmy na klatkach schodowych - Statut KSM w wersji uwzględniającej wnioski lustracji oraz zmiany uosm z 2017 r. będzie obowiązywał dopiero od dnia rejestracji w KRS.

4) Lustracja wskazała także naruszenia przepisów w zakresie aktualizacji wpisów
w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Obecnie wymagane zapisy w KRS dokonywane są zgodnie z przepisami
z zachowaniem terminów.

5) Lustracja wskazała na niezgodność z przepisami prawa oraz niespójność zapisów Regulaminu obrad Walnego Zgromadzenia Członków KSM. Szczególnie zwrócono uwagę na niespójność zapisów dotyczących zasad obliczania wyników głosowań.

Informujemy, że Walne Zgromadzenie Członków KSM w VI 2018 roku podjęło także Uchwałę o uchylenie poprzedniego i przyjęcie nowego Regulaminu obrad WZCzł. Jednakże nowa jego treść będzie obowiązywać dopiero od dnia zarejestrowania Statutu Sp-ni.

6) Wniosek lustracji o braku zawiadomień Związku Rewizyjnego SM RP oraz Krajowej Rady Sp-czej o czasie, miejscu i porządku obrad Walnego Zgromadzenia Członków jest realizowany przez Zarząd Sp-ni na bieżąco.

Zarówno przed czerwcowym jak i obecnym Walnym Zgr. w 2018 r. takie zawiadomienia zostały wysłane.

7) W zakresie funkcjonowania Rady Nadzorczej Sp-ni lustracja wykazała następujące nieprawidłowości:

- wynagrodzenia członków Rady Nadzorczej wypłacane były w sprzeczności z art. 82 uosm zarówno w zakresie osób uprawnionych jak i częstotliwości wynagradzania,

- wykazano także brak należytego nadzoru i kontroli Rady Nadzorczej nad działalnością Zarządu Sp-ni.

Wszystkie uwagi lustracji, a także zmiany ustawowe dotyczące Rady Nadzorczej KSM, zostały zawarte w nowym Regulaminie, który został przyjęty przez WZCzł
w czerwcu 2018 r., ale wejdzie on w życie dopiero po zarejestrowaniu Statutu Sp-ni.

8) Lustracja wykazała, że plany gospodarcze Sp-ni, roczne sprawozdania oraz sprawozdania finansowe Sp-ni były dokumentowane Uchwałami Zarządu Sp-ni.

Decyzje Zarządu w ww. sprawach nie były odnotowywane w protokołach Zarządu KSM.

Wniosek ten jest realizowany na bieżąco przez obecny Zarząd Sp-ni (od 2018 r.)

9) Kolejnym zarzutem lustracji jest niekompletność, niespójność oraz niezgodność ze stanem faktycznym struktury organizacyjnej Sp-ni w badanym okresie.

Wniosek ten został już zrealizowany. Rada Nadzorcza Sp-ni Uchwałą Nr 34/2018
z 24.01.2018 r. zatwierdziła strukturę oraz regulamin organizacyjny Sp-ni (obow. od 2018 r.)

10) W związku z niewykonaniem zaleceń z poprzedniej lustracji - ponownie wskazano konieczność uregulowań związanych z ochroną danych osobowych.

Zalecenie to także zostało wykonane. Od 01.09.2018 r. Zarząd KSM wprowadził nową Politykę Bezpieczeństwa. Powołano i zarejestrowano Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z regulacjami tzw. "RODO" zamieszczono informacje na klatkach schodowych, w siedzibie oraz na stronie internetowej Sp-ni, o zasadach przetwarzania i ochrony danych osobowych w KSM.

11) W zakresie spraw pracowniczych lustracja wykazała następujące nieprawidłowości:

- nieuporządkowana dokumentacja osobowa - niezgodnie z Rozporządzeniem Min. Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

- brak aktualnych orzeczeń lekarskich wymaganych na danym stanowisku pracy,

- brak niektórych dokumentów np. umów o pracę w aktach osobowych,

- umowy o pracę, porozumienia zmieniające nie były podpisane przez osoby do tego upoważnione, przy tym zawarcie umowy o pracę z Głównym Księgowym było niezgodne z art. 54 § 1 ustawy Prawo Sp-cze,

- brak zatwierdzenia wniosku o nagrodę jubileuszową dla Głównej Księgowej,

- umowy o pracę z członkami Zarządu były podpisywane jednoosobowo tylko przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej,

- Sp-nia nie wypełniła obowiązku wynikającego z art. 2091§ 1 pkt 2a i 2b Kodeksu pracy, który nakazuje wyznaczenie przez pracodawcę pracowników do wykonywania czynności w zakresie udzielania pierwszej pomocy i ewakuacji pracowników.

Wniosek ten również został wykonany.

W maju 2018 r. wyznaczono pracownika odpowiedzialnego za udzielanie pierwszej pomocy i ewakuację pracowników.

12) Kolejne zastrzeżenia lustracji związane z zasadami wynagradzania pracowników
i Zarządu Sp-ni to:

a) Regulamin wynagradzania pracowników Sp-ni obejmował również Głównego Księgowego oraz członków Zarządu - co było sprzeczne z art. 128 § 2 pkt 2, art. 24126 §2 w związku z art. 772 § 5 Kodeksu Pracy.

b) Regulamin wynagradzania nie określał stanowisk zakwalifikowanych do kategorii zaszeregowania,

c) Przeznaczenie ZFŚS było niezgodne z przepisami ustawy z 04.03.1994 r.
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - kwoty świadczeń wypłacanych nie były uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych.

Do regulaminu ZFŚS nie opracowano odpowiednich wzorów, wniosków
i oświadczeń.

Wszystkie te nieprawidłowości zostały już wyeliminowane.

Od 2018 roku obowiązują już nowe regulaminy: wynagradzania pracowników, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wynagradzania Zarządu oraz Głównego Księgowego Sp-ni.

13) Kontrolując sprawy członkowsko-mieszkaniowe lustracja stwierdziła uchybienia polegające na:

- brakach wpisów przyjmowanych członków do rejestru,

- niezgodnej z art. 21 ustawy Prawo Spółdzielcze wypłatą udziałów po ustaniu członkostwa,

- nieuporządkowanym stanie akt członkowskich,

- uchybieniach formalnych i prawnych w zawieraniu umów najmu lokali mieszkalnych (brak podpisów najemców, nie określanie sposobu informowania najemcy o zmianie wysokości opłat za użytkowanie lokalu).

Usunięcie tych nieprawidłowości jest w toku. Nastąpiły zmiany organizacyjne
i personalne w Sp-ni. Pracownicy merytorycznie odpowiedzialni zostali zobowiązani do sukcesywnego uporządkowania oraz uzupełniania akt członkowskich, rejestrów: członkowskiego oraz ksiąg wieczystych. Aktualizowane są także umowy najmu
i dzierżawy zawarte przez Sp-nię na użytkowanie: lokali mieszkalnych, pomieszczeń dodatkowych, gruntów itp.

14) Najwięcej uchybień stwierdzono w zakresie unormowań wewnętrznych:

- w regulaminie rozliczania kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości oraz zasad ustalania opłat za używanie lokali oraz na pokrycie kosztów eksploatacji
i utrzymania nieruchomości stwierdzono brak wyraźnej, jednoznacznej definicji GZM i brak wskazania elementów składowych GZM. Jest to bardzo poważne uchybienie z uwagi na fakt, iż w dokumentach wewnętrznych KSM określenia "GZM" oraz "eksploatacja i utrzymanie zasobów" stosowało się zamiennie. Ponadto § 4 ust. 3, § 14 ust. 1, 2, 3 i 4, § 31 ust. 1, § 31 ust. 4 są niezgodne z obowiązującymi przpisami.

Są to ważne sprawy ponieważ chodzi tu o właściwe rozliczanie podatków, kosztów, przychodów, opłat za media, ustalanie wyników na działalności Sp-ni.

- stwierdzono także, że przyjęte w Regulaminie rozliczania kosztów dostawy wody
i odprowadzania ścieków, zasady rozliczania kosztów dostawy z indywidualnymi odbiorcami (użytkownikami lokali) nie są jednoznaczne i zgodne z zasadami wynikającymi z art. 6 ust. 3 w związku z art. 26 ust. 3 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i odprowadzaniu ścieków,

- przedłożona lustracji Polityka rachunkowości była niekompletna i nieaktualna,

- brak regulaminu tworzenia i gospodarowania funduszami Sp-ni,

- pozostałe regulaminy obowiązujące w Sp-ni dawno się zdezaktualizowały i nie były nowelizowane w ślad za zmianą przepisów ustawy Prawo Sp-cze, uosm, szczególnie regulaminu funduszu remontowego.

W tym miejscu należy wyjaśnić, że obecnie zawieszono procedurę aktualizacji regulaminów Sp-ni ze względu na oczekiwanie na rejestrację nowego statutu KSM ponieważ cały system normatywny powinien być spójny z jego postanowieniami.

15) Lustracja wskazała także nieprawidłowości kwalifikowania kosztów okresowej legalizacji lub wymiany wodomierzy. Są to wydatki, które nie powinny być pokrywane z funduszu remontowego Sp-ni.

16) Stosowany w Spółdzielni system windykacji przynosił wymierne efekty. Obecnie proces ten został zintensyfikowany. Kierowane są systematyczne wezwania do zapłaty, zaproszenia dłużników na posiedzenia Rady Nadzorczej. Zwiększono ilość kierowanych powództw o zapłatę. Najbardziej problematyczne są sprawy zadłużeń sprzed lat. Dotychczas nie zajęto w nich definitywnego stanowiska, ale należy je ponownie przeanalizować i zakończyć.

Wprowadzono w życie Regulamin prowadzenia windykacji w KSM, co w znaczny sposób porządkuje i systematyzuje ściągalność należnych opłat.

17) Lustracja wskazała, liczne błędy w sporządzaniu sprawozdań finansowych Sp-ni, w których stwierdzono np.: brak danych o wysokości i strukturze wyniku
z eksploatacji i utrzymania nieruchomości - ogółem i w podziale na poszczególne nieruchomości, w tym z eksploatacji i utrzymania lokali użytkowych oraz informacji o proponowanym sposobie pokrycia niedoboru i przeniesienia nadwyżki na rok następny.

Sprawozdanie finansowe Sp-ni za 2017 r. nie spełniało wymogów zawartych
w Uchwale Walnego Zgromadzenia z 27.04.2017 r. (Uchwała Nr 3/2017 r.).

W związku z taką opinią lustratora w przedmiocie sprawozdania finansowego Sp-ni - Rada Nadzorcza KSM wyraziła zgodę Zarządowi na bezprzetargowe zlecenie Firmie U-FIN weryfikacji dokumentacji księgowej Sp-ni za 2017 r.

Informacyjnie - wskazujemy, że przedmiotowa weryfikacja wykonana przez biegłego rewidenta wykazała liczne nieprawidłowości - co spowodowało, że wszczęte zostało postępowanie p-ko członkom poprzedniego Zarządu oraz Rady Nadzorczej
o naprawienie powstałych szkód spowodowanych nienależytym wykonaniem swoich obowiązków.

II. Ponadto RN przedstawia Walnemu Zgromadzeniu Członków KSM wnioski Związku Rewizyjnego SM RP zawarte w liście polustracyjnym doręczonym Sp-ni
w dniu 17.07.2018 r.:

- wnioski z przeprowadzonej lustracji przedstawiać Walnemu Zgromadzeniu
z zachowaniem wymogów art. 38 § 1 pkt 3 oraz art. 93 § 3 ustawy Prawo Sp-cze,
a informacje o realizacji tych wniosków przekazywać corocznie Walnemu Zgromadzeniu oraz podmiotowi przeprowadzającemu lustrację,

- uporządkować wewnętrzny system normatywny Sp-ni poprzez dostosowanie Statutu i regulaminów do pełnej zgodności z obowiązującym stanem prawnym oraz opracować i wdrożyć regulamin gospodarowania funduszami Sp-ni,

- zapewnić spójność struktury organizacyjnej z aktualną orgnizacją zatrudnienia
w Sp-ni,

- wyeliminować wykazane w protokole niedoskonałości postanowień regulaminów dotyczących spraw pracowniczych,

- przestrzegać terminowości okresowych badań lekarskich pracowników,

- dokonać aktualizacji i uzupełnień polityki rachunkowości poprzez wprowadzenie obowiązujących w Sp-ni zasad gospodarki finansowej wynikających z ustawy
o rachunkowości, stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości z 20.11.2015 r. oraz Uchwały Nr 3/2017 r. Walnego Zgromadzenia z 27.04.2017 r., w tym także opracować własne wzory sprawozdań finansowych obejmujące informacje istotne dla przejrzystości i czytelności dla członków Sp-ni.

Wyjaśniamy, iż wnioski wynikające z listu polustracyjnego pokrywają się z tymi, które zostały zawarte w protokole z przeprowadzonej lustracji. Opis obecnego stopnia ich realizacji został więc zamieszczony w pierwszej części niniejszej informacji.

Treść niniejszej informacji została przyjęta przez RN KSM na posiedzeniu 12.09.2018 r.. RN upoważniła Przewodniczącą RN do przedstawienia niniejszej informacji na Walnym Zgromadzeniu Członków KSM:

Część I - 08.10.2018 r.

Część II - 09.10.2018 r.